Otimizando processos para alcançar resultados positivos com Kaizen - Melhoria Continua


O atual cenário econômico que estamos enfrentando, requer agilidade dos Executivos e Acionistas das companhias, independente do porte e segmento de atividade. Uma ação rápida que permita equalizar a satisfação dos clientes, garantir a qualidade dos produtos e serviços entregues, otimizar os recursos disponíveis no orçamento, manter o foco no resultado e preservar a motivação e engajamento dos colaboradores.

Este programa precisa envolver e persuadir todos os níveis da pirâmide corporativa num projeto onde todos participem de forma espontânea e utilizando todos os conhecimentos do processo de trabalho aliado às experiências da vida profissional e principalmente a criatividade.

O Kaizen – melhoria contínua: visa o bem não somente da empresa como do homem que trabalha nela, partindo do princípio de que o tempo é o melhor indicador de competitividade, além de atuar de reconhecer e eliminar os desperdícios existentes na empresa, sejam em processos produtivos, produtos novos, manutenção de máquinas ou, ainda, processos administrativos.

Para se aplicar este programa deve-se organizar os componentes da empresa nas funções primordiais como: LIDER, CO-LIDER, APOIADOR, PADRINHO, CONSULTOR, DEMAIS COLABORADORES. O conhecimento de algumas técnicas e ferramentas da qualidade também são fundamentais para o sucesso e atingimento dos resultados esperados.

FERRAMENTAS DA QUALIDADE: Recomenda-se utilizar todas as informações disponíveis dentro do ambiente de trabalho e organizá-las visualmente, de forma a ficarem mais fáceis de serem compreendidas, adequando os dados em Gráficos e Quadros, Diagrama de Pareto, Diagrama de Causa e Efeito, Histograma, Folha de Verificação e Estratificação.

5S’s: são conceitos que funcionam como base do kaizen:

  • Seiton: Senso de organização - organização do material necessário para a produção de um produto ou serviço mesmo administrativo. Desta forma, os funcionários não perdem tempo procurando esses materiais.

  • Seiri: Senso de utilização - conceito que implica a distinção entre coisas essenciais e não essenciais, separando as duas categorias, para que as coisas menos importantes fiquem guardadas onde não perturbam a atividade normal.

  • Seiso: Senso de limpeza - está relacionado com a limpeza, e indica que as áreas onde é feito o trabalho deve estar asseado, para que a produtividade não seja afetada e principalmente desobstruída de objetos estranhos à produção ou ao dia a dia de trabalho.

  • Seiketsu: Senso de higiene - conceito relacionado com a higiene pessoal e a manutenção de um ambiente satisfatório e sadio para os trabalhadores.

  • Shitsuke: Senso de disciplina - remete para a disciplina, determinação, honra e retidão de caráter. Princípios que garantem o cumprimento dos anteriores elementos e que facilitam o alcance do sucesso.

FLUXOGRAMAS - A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização.Lembrando que esses fluxogramas são de extrema importância para mapeamento dos processos e implantação ou aperfeiçoamento do Compliance.

MATRIZ DE ESFORÇO E IMPACTO - Nesta poderosa ferramenta deve-se estruturar todas as atividades necessárias para aprimorar ou otimizar o processo de trabalho em quadrantes de menor e maior esforço avaliados em quadrantes cruzados de menor e maior impacto. Com isso o grau de urgência e importância define as prioridades.

CICLO PDCA – Também é uma importante ferramenta que facilita a tomada de decisões visando garantir o alcance das metas e dos processos mais complexos definidos no processo Kaizen.

  • Plan - Planejar: Estabelecer as medidas necessárias, numa sequência lógica e cronológica de ações visando atingir os resultados.

  • Do – Fazer, executar: implementar as ações necessárias na sequencia definida na etapa de planejamento.

  • Check – Checar, verificar: Monitorar e mensurar as ações executadas x planejadas identificando os resultados alcançados e possíveis gaps identificados.

  • Act – Agir: qualquer insucesso ou contratempo identificado que possa interromper ou prejudicar o atingimento da meta necessita de uma contramedida eficaz para corrigir o curso e garantir o atingimento da meta.

O Kaizen não pode ser burocrático e muito menos um processo longo, devido a necessidade das equipes focadas no trabalho, salvo se a empresa tiver uma estrutura para manter um programa mais frequente.

Para o sucesso deste programa, recomenda-se: nas empresas que pretendem implementar pela primeira vez, é necessário que haja um treinamento de todos os envolvidos no projeto, nas empresas que já o praticam, é aconselhável um reforço nos conceitos e boas prática.