Qual é o grau de maturidade da sua empresa?

Produtividade x Burocracia

Quem já não ouviu a máxima de que a burocracia é um dos grandes detratores da produtividade. Existe neste tema um bom ponto para se discutir o estágio de maturidade de uma empresa.

No intuito de se desenvolver e estabelecer processos que liberem várias atividades da dependência de pessoas, são desenvolvidas normas e rotinas, matriz de aprovações, pré-requisitos e outras providencias que protegem a empresa de erros e perdas, além de liberarem pessoas chaves da função de conferir, validar e assinar documentos físicos e suas respectivas evidencias.

Pode parecer obvio que este é o estágio atual dentro das organizações, e de fato é para as grandes corporações, muitas delas já importaram processos e sistemas de suas matrizes, poupando o tempo que levariam para chegar a este estágio. Mas, e as empresas locais? E as de pequeno e médio porte? Mesmo as grandes, recém-chegadas ou adquiridas – Como se cria e desenvolve um ambiente produtivo baseado em processos com um time novo e sem cultura local? Já tive a oportunidade de vivenciar esta experiencia, e foi um grande desafio difundir e se fazer cumprir procedimentos, que visavam proteger a empresa de riscos fiscais, legais e garantir a boa governança.

As áreas de controle eram taxadas de burocráticas, mas de fato, os solicitantes, apesar de bons conhecedores de suas áreas fim, na maioria desconheciam que as exigências protegiam a empresa de riscos de perdas, fraudes ou penalidades futuras. Existia também um lapso na capacidade de treinamento aos novos colaboradores.

Tinham experiencia comprovada, com muito foco na especialidade da função, mas faltava a visão do negócio como um todo. E este é um desafio para a preparação de um profissional no contexto de um país com um sistema tributário complexo, barreiras fiscais e cambiais, dificuldades logísticas e o sentimento de urgência que se exige de todos, neste caso inclusive para que os processos fossem implementados, e a empresa avançasse no seu grau de governança e maturidade.

Somente com processos claros e bem difundidos será possível superar o estigma da cultura da burocracia. Empresas que se prepararam e contam com pessoal bem treinado usufruem de bons índices de produtividade em todas as etapas de seu negócio, sendo que aquelas atividades chamadas burocráticas são somente mais um passo dentro de um processo, que se cumprido, segue o seu curso de forma rápida e eficaz.

Alguns sinais que a empresa precisa atualizar os seus processos:

Excesso de níveis hierárquicos e consequente headcount;
Excesso de trabalho não produtivo, e que toma tempo;
Processos internos de comunicação e formalizações em demasia;
Falta de processo e consequente capacidade de decisão, o que gera pouca autonomia;

Como consequência, existe o afunilamento do poder decisório, aversão ao risco pela maioria do time operacional, dificuldade de gerar mudanças, difundindo a cultura de ter influência e ganhar poder.

Quantificar o custo desta cultura pode ser um forte motivador de mudança. Calcular os custos com pessoal necessário para a gestão de processos não produtivos e reuniões não produtivas além de projetos sem resultados demonstra o quanto uma mudança organizacional pode tornar a empresa mais madura e consequentemente, rentável.

Março de 2018

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